0919.680.886

Hỏi - Đáp Hóa Đơn Điện Tử

TÀI LIỆU TÌM HIỂU VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VIETTAK

 

Câu 1: Cơ sở pháp lý nào để sử dụng hóa đơn điện tử ?

 

Trả lời – Thông tư 32/2011/TT- BTC Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử

 

– Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ.

 

– Thông tư 32/2011/TT- BTC Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử

 

 

Câu 2: Hóa đơn điện tử là gì ?

 

Trả lời Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư 32, được tạo ra từ phần mềm “xuất hóa đơn điện tử Viettak”.

 

 

Câu 3: Hóa đơn điện tử được tạo ra như thế nào?

 

Trả lời Hóa đơn điện tử được tạo ra từ phần mềm xuất hóa đơn điện tử Viettak, sau đó sẽ dùng CKS của doanh nghiệp để ký lên hóa đơn, tiếp theo sẽ được đưa lên websites của doanh nghiệp để người mua vào đó nhận hóa đơn theo thông tin hóa đơn đã được gửi Email cho doanh nghiệp.

 

 

Câu 4: Khi hóa đơn đã được gửi Email cho khach hàng rồi, mà khách hàng không nhận được hóa đơn thì phải làm sao ?

 

Trả lời Gửi lại hóa đơn cho khách hàng 1 lần nữa, có thể gửi thêm 1 địa chỉ Email nữa cho khách hàng

 

 

Câu 5: Ưu điểm của hóa đơn điện tử ?

 

Trả lời Hóa đơn điện tử có ưu điểm rất nhiều ưu điểm so với hóa đơn giấy trong các khâu chính như sau:

 

In ấn: doanh nghiệp không cần phải in giấy

 

Vận chuyển: thông qua đường internet ( giảm chi phí rất nhiều cho doanh nghiệp)

 

Lưu trữ: được lưu trữ trên máy tính (tiết kiệm và giảm rủi ro rất nhiều cho doanh nghiệp như; cháy, mất hỏng…..)

 

 

Câu 6: Hóa đơn điện tử có mấy liên ?

 

Trả lời Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên, nên số liên của hóa đơn điện tử là “0”, mẫu của hóa đơn điện tử như sau: “01GTKT0/001”

 

 

Câu 7: Hóa đơn được lập dưới dạng giấy, sau đó scan và máy tính thì có được xem là hóa đơn điện tử không ?

 

Trả lời Không

 

 

Câu 8: Hóa đơn điện tử có giới hạn dong hàng trên hóa đơn không ?

 

Trả lời Không, Với hóa đơn giấy số lượng dòng trên một hóa đơn là cố định, nên khi phát sinh số lượng hàng hóa dịch vụ nhiều thì không thể ghi đủ trên 1 hóa đơn. Nhưng với hóa đơn điện tử thì số dòng có thể tự tăng lên tùy theo số lượng hàng hóa sản phẩm có trên hóa đơn và có chữ kí số ký trên toàn bộ file hóa đơn, đảm bảo được tính pháp lý mà không cần lập nhiều hóa đơn liên tiếp hoặc đính kèm bảng kê.

 

– Hóa đơn điện tử chỉ có 1 số hóa đơn nhưng là Hóa đơn gồm nhiều trang.

 

 

Câu 9: Hóa đơn điện tử được phép áp dụng cho những loại hóa đơn nào ?

 

Trả lời Hóa đơn điện tử gồm các loại:

 

– Hóa đơn xuất khẩu;

 

– Hóa đơn giá trị gia tăng;

 

– Hóa đơn bán hàng;

 

– Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;

 

– Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

 

 

Câu 10: Hóa đơn điện tử có được sử dụng dạng song ngữ hay không ?

 

Trả lời Có, Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

 

 

Câu 11: Hóa đơn điện tử có tính pháp lý như thế nào ?

 

Trả lời – Hóa đơn được phát hành:

 

• Có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy

 

• Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận.

 

– Đáp ứng Đầy đủ luật giao dịch điện tử.

 

– Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn:

 

1. Hóa đơn tự in (hóa đơn giấy)

 

2. Hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy)

 

3. Hóa đơn điện tử

 

 

 

Câu 12: Khách hàng nhận hóa đơn điện tử bằng hình thức nào ?

 

Trả lời Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử qua 3 hình thức sau:

 

- Qua Websites

 

- Qua Email

 

- Qua các thiết bị di động như điện thoại, máy tính bảng….

 

 

Câu 13: Bên mua hàng có phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử không ?

 

Trả lời – Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc)

 

– Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)

 

 

Câu 14: Bên mua thực hiện kê khai thuế với hóa đơn điện tử như thế nào ?

 

Trả lời Kê khai như hóa đơn giấy

 

 

Câu 15: Bên mua có cần ký số lên hóa đơn điện tử không ?

 

Trả lời Không phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.

 

 

Câu 16: Bên mua và bên bán khi thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử thì sử dụng CKS nào ?

 

Trả lời Sử dụng chính CKS đang sử dụng tại doanh nghiệp.

 

 

Câu 17: Khi nào Bên mua hàng cần hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán phải làm gì ?

 

Trả lời Người MUA (và cả người bán) được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế Toán

 

– Thực hiện chuyển đổi trên hệ thống trong mục “CHUYỂN ĐỔI HD”.

 

 

Câu 18: Điều kiện để Doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử ?

 

Trả lời – Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;

 

– Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;

 

– Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;

 

– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định; (Tham khảo thêm Mục 2, Điều 4. Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử của thông tư 32)

 

 

Câu 19: Để được phát hành hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp (bên bán) phải thực hiện những thủ tục gì ?

 

Trả lời Bước 1: Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải:

 

Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)

 

Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử: trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải:

 

Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)

 

Bước 3: ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

 

Lưu ý: Thực tế để thuận tiện, 3 giấy tờ trên Doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi CQT 1 lần.

 

 

Câu 20: Doanh nghiệp (bên bán) có thể vừa phát hành song song hóa đơn điện tử cùng hóa đơn giấy được không

 

Trả lời Có,

 

+ Với 1 đơn hàng cụ thể: Nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in (ngược lại, nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in).

 

+ Với các đơn hàng khác nhau: có thể sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.

 

 

Câu 21: Doanh nghiệp (bên bán) phải lưu trữ hóa đơn điện tử không? Thời hạn lưu trữ là bao nhiêu lâu

 

Trả lời Có,

 

–Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc)

 

– Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)

 

– Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm).

 

 

Câu 22: Nếu phát hiện sai sót hóa đơn trong các trường sau thì đơn vị phát hành Hóa đơn phải xử lý thế nào? Trong những trường hợp sau:

 

1. Đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ

 

2. Hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế ?

 

Trả lời Trường hợp này lập biên bản thu hồi hóa đơn, sau đó xóa bỏ hóa đơn này

 

 

Câu 23: Nếu phát hiện sai sót hóa đơn với “Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế” thì đơn vị phát hành Hóa đơn phải xử lý thế nào

 

Trả lời – Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót

 

– Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

 

– Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…

 

– Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

 

– Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

 

Lưu ý:

 

– Khách hàng (bên mua) không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện.

 

– Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, 2 bên cùng ký tươi.

 

 

Câu 24: Doanh nghiệp tôi đã có sẵn phần mềm bán hàng và quản lý doanh nghiệp, thì khi xuất hóa đơn điện tử có thể nối vào hệ thống này để xuất hóa đơn điện tử được hay không ?

 

Trả lời Được, phần mềm xuất hóa đơn điện tử Viettak có thể nối vào bất kỳ hệ thống và phần mềm nào để lấy dữ liệu xuất hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.
                              

CÔNG TY CỔ PHẦN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VIETTAK

MST: 0312588549

Địa chỉ: Lầu 9 Tòa Nhà Viễn Đông, 14 Phan Tôn, Phường Đa Kao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

VPĐD: 83/43/11 Phạm Văn Bạch, P.15, Q. Tân Bình, TPHCM, Việt Nam

ĐT: (028) 6280 3999    -     Fax: (028) 6280 2999  CSKH: 19006100   DĐ:   0919.680.886

Email: dungnn@e-invoiced.com.vn